Hesap Kartı Bilgileri
Hesap kartı iki ana bölümden oluşmaktadır. Kartın üst bölümünde yer alan alanlardan hesap kartına ait
bilgiler kaydedilir. Kartın alt bölümündeki alanlar ise izleme amaçlıdır. Bu alanlara bilgileri yapılan işlemler
sonucu otomatik olarak yansır ve değiştirilemez.
Muhasebe hesabına ait bilgiler hesap kartı üzerinde yer alan;
Hesap kodu: 24 karakter uzunluğunda anahtar bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte
kullanılabilir. Her bir hesap istenilen sayıda alt hesap içerebilir. Her seviyede istenilen kırılma yapılabilir.
Kocalanı bilgi girilmesi zorunlu biç alandır. Uygulanacak kodlama sistemine göre ana ve alt hesaplar seviye
ayıracı ile ayrılır.
Hesap planı girilirken önce en üst düzey hesaplar, daha sonra bu hesaplara ait alt hesaplar açılır. Üst hesap
açılmadan bu hesabın altında yer alacak alt hesaba ait bilgileri içeren kart kaydedilemez. Böyle bir durumda
program kullanıcıyı uyaracak ve öncelikle ana hesabın açılmasını isteyecektir.
Açıklama (1) (2): Muhasebe hesabının adı ya da açıklamasıdır. Açıklama iki satırdan oluşur. Çok dilde
çalışma söz konusu ise hesabın ikinci dildeki adı ya da açıklaması ikinci satırda kaydedilir.
Hesap açıklaması da hesap kartları için önemli bir alan olmasına karşın açılan hesap kartlarının açıklaması
olmak zorunda değildir. Farklı hesap kartları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak arama, sıralama
vb. işlemler hesap açıklamasına göre de yoğun bir şekilde yapılabileceğinden, hesap kartları hesap
açıklamasının ilk on karakterine göre de sıralıdır. Bu nedenle hesap açıklamasının ilk on karakterinin de
hesap kodunda olduğu gibi ayırt edici bilgi taşıması raporlama için yararlıdır.
Kategori: Hesabın ait olduğu kategrinin belirlendiği alandır. Kategori seçenekleri listelenir ve ilgili tanım
seçilir.
Özel kod: Hesapları gruplamak için kullanılacak ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır, sayı
ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, kullanıcının hesap kartlarını kendi firmasına özel bazı kriterlere göre
gruplaması için kullanılır.
Yetki kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan on karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş
tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kullanıcının hangi kartları kullanabileceği yetki kodu
alanı ile belirtilir. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi
kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenir. Daha
sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilir. Böylece kullanıcılara kart
bazında erişim hakkı tanımlanır. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre karta yalnızca yetki kodu ile
programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Statüsü : Hesap kartının işlemlerde kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım
dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında hesap aktif durumdadır ve işlemlerde
kullanılır. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve işlemlerde kullanılamaz.
Birim: Birimli muhasebe kullanılması durumunda, hesabın izleneceği birimdir. Her bir hesap için tek bir birim
tanımlanabilir. Bir hesabın alt hesapları farklı birim tanımlarına sahip olabilir. Ancak en üst hesap düzeyinde
raporlar, ana hesap kartında tanımlı olan birim üzerinden alınacaktır.
Hesap Durumu Bilgileri : Hesap kartının bu bölümünde işlemler sonucu aktarılan toplamlar işlenir. Bu
alanlara bilgi girilemez ve değiştirilemez. Masraf merkezi kartına ait son toplamlar TL, dövizli tutarlı ile borç,
alacak ve bakiye kolonlarında izlenir.
Bağlantılar/Kontroller
İşlem sırasında hesaba ait yapılması istenen bazı kontrolleri hesap kartı üzerinden belirlenir. Bunlar hesap
tipi, miktar ve masraf merkezi kontrolleridir.
Kur farkı alacak hesabı : Hesapla ilgili kur farklarının toplanacağı alacak hesap kodudur.
Kur farkı borç hesabı : Hesapla ilgili kur farklarının toplanacağı borç hesap kodudur.
Hesap türü : Hesaplar borç (aktif), alacak (pasif), hem borçlu hem alacaklı (aktif-pasif) nitelikte olabilir.
Hesap türü bölümünde hesap hangi türde ise o seçenek işaretlenir.
Dağıtımda Masraf Merkezi Kontrolü : Masraf merkezlerinin düzenli kullanımı ile hesap planının gereksiz
yere büyümesi önlendiği gibi gelir ve gider merkezlerinin düzenli takibi de sağlanır. Hesaba ait işlemlerde
masraf merkezi kontrol şekli Diğer İşlemler Bölümünde Muhasebe Çalışma Bilgileri seçeneği ile belirlenir.
Masraf merkezi kontrolü;
Kontrol şekli "kullanıcı uyarılacak" olarak seçilirse, hesaba ait işlem satırında masraf merkezi kolonuna bilgi
girilmediğinde fiş kaydedilirken program kullanıcıyı uyarır ve fişin kaydedilmesi için onay ister.
Kontrol şekli İşlem durdurulacak olarak seçilirse hesaba ait işlem satırında masraf merkezi bilgisi girilmeden
fiş kaydedilemez.
İşleme devam edilecek seçiminde ise masraf merkezi girişi yapılıp yapılmadığı kontrol edilmez.
Dağıtımda Proje Kontrolü: Hesap dağıtım işlemlerinde masraf merkezi kontrolü hesap kartı üzerinde
Kontroller seçeneği ile kaydedilir. Kullanıcı uyarılacak/işlem durdurulacak seçeneklerinden biri seçildiğinde
ilgili hesaba ait bir muhasebe hareketi kaydedilirken bu harekete ait dağıtım detay satırı olup olmadığı ve
satırların her birinde proje seçili olup olmadığı kontrolü yapılacaktır. Bulunamazsa ya da hareketin tamamı
projelere dağıtılmamış ise kullanıcı uyarılacak ya da işlem durdurulacaktır.
Miktar girişleri : Birimli muhasebe takibi yapılıyorsa, hesap kartı üzerinde yer alan kontrol parametreleri
kullanılarak o hesap için işlemlerde miktar girişi kontrolünün yapılıp yapılmayacağı belirlenir. Kontrolün ne
şekilde yapılacağı ise Diğer İşlemler Bölümünde Muhasebe Çalışma Bilgileri seçeneği ile belirlenir.
Enflasyon Dışı: Enflasyon muhasebesi özelliğinin kullanılması durumunda hesaba ait hareketlerin düzeltme
işlemine katılıp katılmayacağı öndeğeridir.
Finansal Tablolar
Muhasebe hesabının kullanılacağı Tablo öndeğerleri hesap kartı üzerinde Finansal Tablolar seçeneği ile
kaydedilir.
Mali tablo seçenekleri listelenir ve hesabın kullanılacağı tablo işaretlenerek seçilir.
Hesap kartı iki ana bölümden oluşmaktadır. Kartın üst bölümünde yer alan alanlardan hesap kartına ait
bilgiler kaydedilir. Kartın alt bölümündeki alanlar ise izleme amaçlıdır. Bu alanlara bilgileri yapılan işlemler
sonucu otomatik olarak yansır ve değiştirilemez.
Muhasebe hesabına ait bilgiler hesap kartı üzerinde yer alan;
- Tanımlar
- Bağlantılar/Kontroller
- Finansal Tablolar
Hesap kodu: 24 karakter uzunluğunda anahtar bir alandır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte
kullanılabilir. Her bir hesap istenilen sayıda alt hesap içerebilir. Her seviyede istenilen kırılma yapılabilir.
Kocalanı bilgi girilmesi zorunlu biç alandır. Uygulanacak kodlama sistemine göre ana ve alt hesaplar seviye
ayıracı ile ayrılır.
Hesap planı girilirken önce en üst düzey hesaplar, daha sonra bu hesaplara ait alt hesaplar açılır. Üst hesap
açılmadan bu hesabın altında yer alacak alt hesaba ait bilgileri içeren kart kaydedilemez. Böyle bir durumda
program kullanıcıyı uyaracak ve öncelikle ana hesabın açılmasını isteyecektir.
Açıklama (1) (2): Muhasebe hesabının adı ya da açıklamasıdır. Açıklama iki satırdan oluşur. Çok dilde
çalışma söz konusu ise hesabın ikinci dildeki adı ya da açıklaması ikinci satırda kaydedilir.
Hesap açıklaması da hesap kartları için önemli bir alan olmasına karşın açılan hesap kartlarının açıklaması
olmak zorunda değildir. Farklı hesap kartları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir. Ancak arama, sıralama
vb. işlemler hesap açıklamasına göre de yoğun bir şekilde yapılabileceğinden, hesap kartları hesap
açıklamasının ilk on karakterine göre de sıralıdır. Bu nedenle hesap açıklamasının ilk on karakterinin de
hesap kodunda olduğu gibi ayırt edici bilgi taşıması raporlama için yararlıdır.
Kategori: Hesabın ait olduğu kategrinin belirlendiği alandır. Kategori seçenekleri listelenir ve ilgili tanım
seçilir.
Özel kod: Hesapları gruplamak için kullanılacak ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır, sayı
ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, kullanıcının hesap kartlarını kendi firmasına özel bazı kriterlere göre
gruplaması için kullanılır.
Yetki kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan on karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş
tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kullanıcının hangi kartları kullanabileceği yetki kodu
alanı ile belirtilir. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi
kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenir. Daha
sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilir. Böylece kullanıcılara kart
bazında erişim hakkı tanımlanır. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre karta yalnızca yetki kodu ile
programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Statüsü : Hesap kartının işlemlerde kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve kullanım
dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında hesap aktif durumdadır ve işlemlerde
kullanılır. Kullanım dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve işlemlerde kullanılamaz.
Birim: Birimli muhasebe kullanılması durumunda, hesabın izleneceği birimdir. Her bir hesap için tek bir birim
tanımlanabilir. Bir hesabın alt hesapları farklı birim tanımlarına sahip olabilir. Ancak en üst hesap düzeyinde
raporlar, ana hesap kartında tanımlı olan birim üzerinden alınacaktır.
Hesap Durumu Bilgileri : Hesap kartının bu bölümünde işlemler sonucu aktarılan toplamlar işlenir. Bu
alanlara bilgi girilemez ve değiştirilemez. Masraf merkezi kartına ait son toplamlar TL, dövizli tutarlı ile borç,
alacak ve bakiye kolonlarında izlenir.
Bağlantılar/Kontroller
İşlem sırasında hesaba ait yapılması istenen bazı kontrolleri hesap kartı üzerinden belirlenir. Bunlar hesap
tipi, miktar ve masraf merkezi kontrolleridir.
Kur farkı alacak hesabı : Hesapla ilgili kur farklarının toplanacağı alacak hesap kodudur.
Kur farkı borç hesabı : Hesapla ilgili kur farklarının toplanacağı borç hesap kodudur.
Hesap türü : Hesaplar borç (aktif), alacak (pasif), hem borçlu hem alacaklı (aktif-pasif) nitelikte olabilir.
Hesap türü bölümünde hesap hangi türde ise o seçenek işaretlenir.
Dağıtımda Masraf Merkezi Kontrolü : Masraf merkezlerinin düzenli kullanımı ile hesap planının gereksiz
yere büyümesi önlendiği gibi gelir ve gider merkezlerinin düzenli takibi de sağlanır. Hesaba ait işlemlerde
masraf merkezi kontrol şekli Diğer İşlemler Bölümünde Muhasebe Çalışma Bilgileri seçeneği ile belirlenir.
Masraf merkezi kontrolü;
- İşleme devam edilecek
- Kullanıcı Uyarılacak
- İşlem durdurulacak
Kontrol şekli "kullanıcı uyarılacak" olarak seçilirse, hesaba ait işlem satırında masraf merkezi kolonuna bilgi
girilmediğinde fiş kaydedilirken program kullanıcıyı uyarır ve fişin kaydedilmesi için onay ister.
Kontrol şekli İşlem durdurulacak olarak seçilirse hesaba ait işlem satırında masraf merkezi bilgisi girilmeden
fiş kaydedilemez.
İşleme devam edilecek seçiminde ise masraf merkezi girişi yapılıp yapılmadığı kontrol edilmez.
Dağıtımda Proje Kontrolü: Hesap dağıtım işlemlerinde masraf merkezi kontrolü hesap kartı üzerinde
Kontroller seçeneği ile kaydedilir. Kullanıcı uyarılacak/işlem durdurulacak seçeneklerinden biri seçildiğinde
ilgili hesaba ait bir muhasebe hareketi kaydedilirken bu harekete ait dağıtım detay satırı olup olmadığı ve
satırların her birinde proje seçili olup olmadığı kontrolü yapılacaktır. Bulunamazsa ya da hareketin tamamı
projelere dağıtılmamış ise kullanıcı uyarılacak ya da işlem durdurulacaktır.
Miktar girişleri : Birimli muhasebe takibi yapılıyorsa, hesap kartı üzerinde yer alan kontrol parametreleri
kullanılarak o hesap için işlemlerde miktar girişi kontrolünün yapılıp yapılmayacağı belirlenir. Kontrolün ne
şekilde yapılacağı ise Diğer İşlemler Bölümünde Muhasebe Çalışma Bilgileri seçeneği ile belirlenir.
Enflasyon Dışı: Enflasyon muhasebesi özelliğinin kullanılması durumunda hesaba ait hareketlerin düzeltme
işlemine katılıp katılmayacağı öndeğeridir.
Finansal Tablolar
Muhasebe hesabının kullanılacağı Tablo öndeğerleri hesap kartı üzerinde Finansal Tablolar seçeneği ile
kaydedilir.
Mali tablo seçenekleri listelenir ve hesabın kullanılacağı tablo işaretlenerek seçilir.