Malzeme Ambar Parametreleri
Firmaya ait malların konulduğu ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu var sayılan yerlerin her biri ambar olarak adlandırılır. Malzemenin her ambardaki genel bilgileri Ambar Parametreleri seçeneği ile kaydedilir. Ambar bilgileri seçeneği malzeme kartı üzerinde F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alır. Bir malın her ambar için elde bulundurulması gerekli asgari, azami malzeme miktarları ile güvenli malzeme miktarları farklı olabilir. Ambar bilgileri sayfasından kaydedilen bilgiler şunlardır:
Ambar numarası ve ambar adı: Bu alanlar, asgari, azami ve güvenli malzeme seviye bilgilerinin ait oldu-ğu ambarı gösterir. Ayrıca ambar parametreleri ile ABC analizi için gerekli olacak kodlar kaydedilir. Firma ve işyerleri için tanımlanmış ambarlar numara ve ambar isimleri ile pencerede yer alır. Ambar numarası ve am-bar adı alanlarına tablo üzerinden bilgi girilemez.
Malın her ambara göre farklılık gösterecek bilgileri ambar seçildikten sonra ilgili alanlarda kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır:
Asgari, azami ve güvenli malzeme seviye miktarları : Elde bulunması gerekli azami ve asgari malzeme miktarlarının bilinmesi malzeme ihtiyaç planlaması bakımından çok önemlidir. Bu bilgiler kullanıla-rak malzeme seviyeleri düzenli şekilde izlenir, dışarıya verilecek ya da üretilecek mallar zamanında temin edilir. Azami malzeme elde bulunacak en çok mal miktarını, asgari malzeme miktarı, elde bulunması gereken en az mal miktarını güvenlik malzeme miktarı ise sürekli olarak elde bulunması gerekli malzeme miktarını belirtir.
ABC Kodu: Bu alanda malzeme sınıfı ve bu sınıf altında yer alan alt malzeme sınıfı ve malzemelerin analiz raporlarında kullanılacak kodu kaydedilir. ABC kodu verilerek malzeme sınıfları için satış ve finans açısından önem taşıyan analiz raporları alınır.
ABC yöntemi; stok değerleme yöntemlerinden biridir. Bu yöntem stok kontrolünün yanısıra, satış veya dağıtım, kalite kontrolü, mamul çeşidi, malzeme tedariki ve üretim planlama işlemlerinde de uygulanır. Stok kontrolünde ABC yöntemi, stok kalemlerinin toplam içindeki kümülatif yüzdelerine göre sınıflandırılmasından ibarettir.
Bu sınıflandırmada stoklar genellikle 3 gruba ayrılır;
A grubu stok kalemleri; toplam miktarın %15-20sini, toplam değerin %75-80ini oluşturur.
B grubu stok kalemleri; miktar olarak %30-40, değer olarak 10-15'lik payları vardır.
C grubu stok kalemleri; miktar olarak %40-50, değer olarak sadece %5-10'luk paya sahiptirler.
Bazı firmaların stokları 3'ten daha fazla sayıda grupta topladığı veya ABC yönteminin her biri içinde alt gruplar tanımladığı görülür. Her işletmenin stoklarının özelliklerine uyan bir sınıflandırma yapması, miktar ve değer yüzdelerinin de yine bu kritere göre saptanması doğaldır.
Belirlenen stok sınıflarının miktar yüzdeleri etkin bir kontrole olanak sağlayacak biçimde tespit edilir. Örneğin, toplam miktarın 20sini A, %30unu B, %50sini C grubu stoklarının oluşturması öngörülür.
ABC prensibinin uygulanmasında öncelikle iki kural dikkate alınmalıdır.
I. Düşük değerli kalemlerden bol miktarda bulundurmak
II. Yüksek değerli kalemlerin miktarını düşük tutup kontrolünü sıkılaştırmak.
ABC yöntemi ile stok kontrolünde A grubundaki kalemlerin kontrolünün daha sıkı yapılabilmesi için şu yollara başvurulur;
Ayrıntılı kayıt sistemleri düzenlenir.
Kontrol sorumluluğu daha üst düzeydeki personele verilir.
Gözden geçirme periyotları sıkılaştırılır
Tedarik süresi, sipariş noktası, emniyet stoku ve sipariş miktarı değerleri titizlikle hesaplanır.
Tedarik işlemleri yakından takip edilir.
C grubundaki kalemler için yukarıdaki hususlara mümkün olan en alt düzeylerde uyulur. Kontrol, sipariş ve kayıt işlemleri basit tutulur, bazıları elimine edilir. Stok miktarı yüksek tutulduğundan sık gözden geçirme ve sipariş işlemlerine gerek kalmaz. İşlemler basit olduğundan daha az kalifiye personel tarafından yürütülebilir. B grubundaki kalemler için A ve C ortası bir yol izlenir.
Özetlemek gerekirse,
ABC Analizi; malzemeleri, belirli bir kritere göre önem derecesi vererek sınıflandırmaktır. Analiz çeşitli yönetim teknikleri uygulanıp, malzemelerle ilgili olarak gerekli kararların alınması ve yöntemlerin benimsenmesi için veri sağlamaya yarar. Harfler ve önem dereceleri;
A : çok önemli ..........................Genel toplamda en yüksek paya sahip olan sınıf
B : orta derecede önemli ...........Genel toplamda orta derecede paya sahip olan sınıf
C : az önemli ..............................Genel toplamda en düşük paya sahip olan sınıf
Bu sınıflandırmada malzemelerin, seçilen kriterle belirlenen genel toplamdaki paylarına bakılır. Önem derecelerini belirleyen oranlar filtrede verilir.
Seviye kontrol şeklinin belirlenmesi: İşlemler sırasında malzeme kartında belirtilen azami, asgari ve güvenlik miktarlara göre kontrol konulur ve yapılan işlemle birlikte malzeme seviye kontrolünün yapılmasını sağlanır.
Sıfırın altına düşen malzemelerin kontrolü : Bazı firmalar çalışma koşullarından dolayı eldeki malzeme miktarını sıfırın altına düşürmektedirler. Bu işlem maliyet açısından sakıncalar doğurabilir.
Malzemelerin sıfırın altına düşmesi durumunda, eldekilerin ortalaması, FIFO ve LIFO yöntemleriyle maliyet hesabı yapılamaz. Sıfırın altına düşen malzemeler için sadece girişlerin ortalaması ve dönemsel ortalama ma-liyet yöntemi kullanılır.
Malzeme seviyesinin sıfırın altına düşmesine izin verildiğinde, sıfırın altındaki miktarın belirli bir sınırı aşmama-sı gerekir. Bu durumda, asgari malzeme alanına negatif sayılar girilebilir.
İşlem girişi sırasında malzeme seviye kontrolü 3 şekilde yapılır:
Kontrol şekli öndeğeri Stok çalışma bilgileri belirlenir. Malzeme seviyesi asgari, azami ve güvenlik seviyenin altında ya da üzerinde ise program;
Hiçbir uyarı vermeden işlemi kaydeder,
Uyarı mesajı verir ve işlemi kaydetmek için onay ister,
Uyarı mesajı verir ve işlemi kaydetmez.
Giriş / Çıkış Kontrolü : Malzemelerin bulundukları ambarların belirlenmesi ve yalnızca bu ambarlardan giriş/çıkış işlemlerinin yapılması mümkündür. Bu kontrol ve yapılış şekli Ambar Parametreleri penceresinde Giriş çıkış kontrolü alanında belirtilir.
İşlem girişi sırasında giriş/çıkış kontrolü 3 şekilde yapılır.
İşleme Devam edilecek seçiminde malzeme sınıfı için fiş ve faturalarda ambar kontrolü yapılmaz.
Kullanıcı uyarılacak seçiminde işleme ait fiş kullanıcı kontrolünde kaydedilir.
İşlem durdurulacak seçiminde ise fişte belirtilen ambar giriş/çıkış işlemlerinde kullanılmayacaksa işlem kaydedilmez.
Firmaya ait malların konulduğu ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu var sayılan yerlerin her biri ambar olarak adlandırılır. Malzemenin her ambardaki genel bilgileri Ambar Parametreleri seçeneği ile kaydedilir. Ambar bilgileri seçeneği malzeme kartı üzerinde F9-sağ fare düğmesi menüsünde yer alır. Bir malın her ambar için elde bulundurulması gerekli asgari, azami malzeme miktarları ile güvenli malzeme miktarları farklı olabilir. Ambar bilgileri sayfasından kaydedilen bilgiler şunlardır:
Ambar numarası ve ambar adı: Bu alanlar, asgari, azami ve güvenli malzeme seviye bilgilerinin ait oldu-ğu ambarı gösterir. Ayrıca ambar parametreleri ile ABC analizi için gerekli olacak kodlar kaydedilir. Firma ve işyerleri için tanımlanmış ambarlar numara ve ambar isimleri ile pencerede yer alır. Ambar numarası ve am-bar adı alanlarına tablo üzerinden bilgi girilemez.
Malın her ambara göre farklılık gösterecek bilgileri ambar seçildikten sonra ilgili alanlarda kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır:
Asgari, azami ve güvenli malzeme seviye miktarları : Elde bulunması gerekli azami ve asgari malzeme miktarlarının bilinmesi malzeme ihtiyaç planlaması bakımından çok önemlidir. Bu bilgiler kullanıla-rak malzeme seviyeleri düzenli şekilde izlenir, dışarıya verilecek ya da üretilecek mallar zamanında temin edilir. Azami malzeme elde bulunacak en çok mal miktarını, asgari malzeme miktarı, elde bulunması gereken en az mal miktarını güvenlik malzeme miktarı ise sürekli olarak elde bulunması gerekli malzeme miktarını belirtir.
ABC Kodu: Bu alanda malzeme sınıfı ve bu sınıf altında yer alan alt malzeme sınıfı ve malzemelerin analiz raporlarında kullanılacak kodu kaydedilir. ABC kodu verilerek malzeme sınıfları için satış ve finans açısından önem taşıyan analiz raporları alınır.
ABC yöntemi; stok değerleme yöntemlerinden biridir. Bu yöntem stok kontrolünün yanısıra, satış veya dağıtım, kalite kontrolü, mamul çeşidi, malzeme tedariki ve üretim planlama işlemlerinde de uygulanır. Stok kontrolünde ABC yöntemi, stok kalemlerinin toplam içindeki kümülatif yüzdelerine göre sınıflandırılmasından ibarettir.
Bu sınıflandırmada stoklar genellikle 3 gruba ayrılır;
A grubu stok kalemleri; toplam miktarın %15-20sini, toplam değerin %75-80ini oluşturur.
B grubu stok kalemleri; miktar olarak %30-40, değer olarak 10-15'lik payları vardır.
C grubu stok kalemleri; miktar olarak %40-50, değer olarak sadece %5-10'luk paya sahiptirler.
Bazı firmaların stokları 3'ten daha fazla sayıda grupta topladığı veya ABC yönteminin her biri içinde alt gruplar tanımladığı görülür. Her işletmenin stoklarının özelliklerine uyan bir sınıflandırma yapması, miktar ve değer yüzdelerinin de yine bu kritere göre saptanması doğaldır.
Belirlenen stok sınıflarının miktar yüzdeleri etkin bir kontrole olanak sağlayacak biçimde tespit edilir. Örneğin, toplam miktarın 20sini A, %30unu B, %50sini C grubu stoklarının oluşturması öngörülür.
ABC prensibinin uygulanmasında öncelikle iki kural dikkate alınmalıdır.
I. Düşük değerli kalemlerden bol miktarda bulundurmak
II. Yüksek değerli kalemlerin miktarını düşük tutup kontrolünü sıkılaştırmak.
ABC yöntemi ile stok kontrolünde A grubundaki kalemlerin kontrolünün daha sıkı yapılabilmesi için şu yollara başvurulur;
Ayrıntılı kayıt sistemleri düzenlenir.
Kontrol sorumluluğu daha üst düzeydeki personele verilir.
Gözden geçirme periyotları sıkılaştırılır
Tedarik süresi, sipariş noktası, emniyet stoku ve sipariş miktarı değerleri titizlikle hesaplanır.
Tedarik işlemleri yakından takip edilir.
C grubundaki kalemler için yukarıdaki hususlara mümkün olan en alt düzeylerde uyulur. Kontrol, sipariş ve kayıt işlemleri basit tutulur, bazıları elimine edilir. Stok miktarı yüksek tutulduğundan sık gözden geçirme ve sipariş işlemlerine gerek kalmaz. İşlemler basit olduğundan daha az kalifiye personel tarafından yürütülebilir. B grubundaki kalemler için A ve C ortası bir yol izlenir.
Özetlemek gerekirse,
ABC Analizi; malzemeleri, belirli bir kritere göre önem derecesi vererek sınıflandırmaktır. Analiz çeşitli yönetim teknikleri uygulanıp, malzemelerle ilgili olarak gerekli kararların alınması ve yöntemlerin benimsenmesi için veri sağlamaya yarar. Harfler ve önem dereceleri;
A : çok önemli ..........................Genel toplamda en yüksek paya sahip olan sınıf
B : orta derecede önemli ...........Genel toplamda orta derecede paya sahip olan sınıf
C : az önemli ..............................Genel toplamda en düşük paya sahip olan sınıf
Bu sınıflandırmada malzemelerin, seçilen kriterle belirlenen genel toplamdaki paylarına bakılır. Önem derecelerini belirleyen oranlar filtrede verilir.
Seviye kontrol şeklinin belirlenmesi: İşlemler sırasında malzeme kartında belirtilen azami, asgari ve güvenlik miktarlara göre kontrol konulur ve yapılan işlemle birlikte malzeme seviye kontrolünün yapılmasını sağlanır.
Sıfırın altına düşen malzemelerin kontrolü : Bazı firmalar çalışma koşullarından dolayı eldeki malzeme miktarını sıfırın altına düşürmektedirler. Bu işlem maliyet açısından sakıncalar doğurabilir.
Malzemelerin sıfırın altına düşmesi durumunda, eldekilerin ortalaması, FIFO ve LIFO yöntemleriyle maliyet hesabı yapılamaz. Sıfırın altına düşen malzemeler için sadece girişlerin ortalaması ve dönemsel ortalama ma-liyet yöntemi kullanılır.
Malzeme seviyesinin sıfırın altına düşmesine izin verildiğinde, sıfırın altındaki miktarın belirli bir sınırı aşmama-sı gerekir. Bu durumda, asgari malzeme alanına negatif sayılar girilebilir.
İşlem girişi sırasında malzeme seviye kontrolü 3 şekilde yapılır:
Kontrol şekli öndeğeri Stok çalışma bilgileri belirlenir. Malzeme seviyesi asgari, azami ve güvenlik seviyenin altında ya da üzerinde ise program;
Hiçbir uyarı vermeden işlemi kaydeder,
Uyarı mesajı verir ve işlemi kaydetmek için onay ister,
Uyarı mesajı verir ve işlemi kaydetmez.
Giriş / Çıkış Kontrolü : Malzemelerin bulundukları ambarların belirlenmesi ve yalnızca bu ambarlardan giriş/çıkış işlemlerinin yapılması mümkündür. Bu kontrol ve yapılış şekli Ambar Parametreleri penceresinde Giriş çıkış kontrolü alanında belirtilir.
İşlem girişi sırasında giriş/çıkış kontrolü 3 şekilde yapılır.
İşleme Devam edilecek seçiminde malzeme sınıfı için fiş ve faturalarda ambar kontrolü yapılmaz.
Kullanıcı uyarılacak seçiminde işleme ait fiş kullanıcı kontrolünde kaydedilir.
İşlem durdurulacak seçiminde ise fişte belirtilen ambar giriş/çıkış işlemlerinde kullanılmayacaksa işlem kaydedilmez.