MUHASEBE BİLGİ SİSTEMİ
Günümüzde rekabet artışı ve globalleşmeye paralel olarak bilginin önemi daha da artmış, bunun sonucunda yöneticiler kararlarındaki etkinliği artırabilmek için daha kısa sürede daha fazla bilgiye ihtiyaç duyar hale gelmişlerdir. Günümüzün global rekabet ortamında işletmeler planlı, kontrollü, verimli ve fonksiyonel iş yönetim sistemleri kurmalarıyla başarıya ulaşabilirler. Bu durum, bilgi sistemlerini etkin bir şekilde kullanan ve iş süreçlerini iyileştirmeyi hedefleyen yeni yaklaşımları uygulayan firmaları rakipleri karşısında öne geçiren kritik bir başarı faktörüne dönüşmektedir.
Bilgi teknolojilerinin işletmenin çeşitli departmanlarında ve bu arada muhasebede kullanılmasıyla birlikte, geliştirilen yazılımlar bugünün bilgi ihtiyacını karşılamada yetersiz kalmış, bu nedenle işletmeler gelişen donanım ve iletişim teknolojilerinin desteği ile işletme genelinde tam entegrasyonu hedef almışlardır. Bu yaklaşım KKP sistemlerinin geliştirilmesine yol açmıştır. KKP bir organizasyonun bilgi işleme sistemleri ve onunla ilgili bütün verilerin tamamının entegrasyonunu sağlamak için geliştirilmiştir.Muhasebe de bu gelişmeden etkilenmiş, önceleri muhasebe yazılımları bağımsız iken, KKP sisteminde tümleşik yapı içinde bir modül haline gelmiştir.
Muhasebe bilgi sistemi işletmelerin dilidir. Bu sistemin ürettiği bilgilerin, yönetim ve yatırım kararlarında kullanılabilmesi için doğru, güvenilir ve enflasyonun etkilerinden arındırılmış olması gerekir. Küresel rekabet ortamında faaliyet gösteren işletmelerimizin varlıklarını devam ettirebilmeleri, rekabet ve işbirliği yapabilmeleri, muhasebe sürecinde paranın farklı tarihlerdeki satın alma güçlerine göre hazırlanan finansal raporlardaki bilgilerin bilanço günündeki paranın satın alma gücüne göre düzenlenmesi ile mümkündür.
Başka bir ifade ile muhasebe bilgi sistemi; ulaşılması istenen ortak amaca uygun olarak, girdileri kabul ederek çıktılar üreten ve birbirleriyle ilişkili bileşenlerden oluşan süreç sistem'dir.
Geri bildirimin amacı sistemin ürettiği çıktıda sapma olması durumunda girdi ve işlem eylemleri üzerinde gerekli düzeltmelerin yapılmasıdır.
Muhasebe bilgi sistemi(MBS), işletme süreçlerinin muhasebe yönünü yansıtır. Bir işletmenin veri işleme işleri, işletme faaliyetleri ile ilgili verileri toplayan, verileri bilgiye dönüştüren ve hem iç hem de dış kullanıcılara bilgi sağlayan muhasebe bilgi sistemi tarafından yapılır. Bu işlevi ile muhasebe, işletmenin yönetim bilgi sistemlerinin odağını oluşturur. Herhangi bir organizasyonda MBS üç önemli işlevi yerine getirir:
(i)Faaliyetler ve işlemler hakkındaki verileri toplar ve kaydeder.
(ii)Planlama, uygulama ve kontrol faaliyetleri için karar vermede kullanılmak üzere veriyi işleyerek bilgiye dönüştürür.
(iii)Organizasyonun varlıklarını korumak için yeterli kontrolleri sağlar.
Bu kontroller, ihtiyaç duyulduğu zaman doğru ve güvenilir verilere sahip olunmasını sağlar
MBS, insanlar, süreçler ve bilgi teknolojilerinden oluşur. Bilgi teknolojisi, yazılım ve donanım ürünleri, bilgi üretim sistemleri ve bu sistemlerin geliştirilmesi, yönetim süreçlerinin otomasyonu gibi kavramlar ve faaliyetleri kapsar. Bilgisayar teknolojisinin bilgiyi işleme ve kullanmadaki çok büyük yeteneğinden dolayı, işletmenin çeşitli departmanları ve bu arada muhasebe departmanı için bilgisayar teknolojisi odak olmuştur. Bir bilgi sistemi olarak muhasebe de, bilgisayar teknolojisindeki gelişmelerden önemli ölçüde etkilenmiş, kaydetme, sınıflandırma, özetleme ve raporlama şeklindeki geleneksel işlevlerini korumakla birlikte, bu geleneksel işlevlerin ötesinde teknolojiyle bütünleşik bir karar destek sistemine dönüşmüştür.
Muhasebede bilgi teknolojilerinin kullanımında ticari yazılım ürünleri önemli rol oynamıştır. Önceleri, muhasebe faaliyetlerinin bilgisayar ortamında izlenmesine öncülük eden “genel muhasebe programları” geliştirilmiştir. Bu programlarla defter tutma ve devlet birimlerine verilecek beyanname ve bildirgelerin hızlı, güvenilir ve daha düşük maliyetle hazırlanabilmesi mümkün olmuştur. Bu programlar planlama, kontrol ve karar desteği için gerekli bilgileri sağlamaktan uzaktır. Daha sonra genel muhasebe programları yerine muhasebede entegre programlar kullanılmaya başlanmış, böylelikle herhangi bir amaçla bilgisayara girilen bir bilginin muhasebe kaydının otomatik olarak yapılması sağlanmıştır. Genel muhasebe programları ile başlayan gelişme, son olarak işletmelerin tüm departman ve fonksiyonlarını bir bilgisayar sisteminde tümleşik hale getiren kurumsal kaynak planlaması-KKP (Enterprise Resource Planning-ERP) yazılımları ile devam etmiştir. KKP yazılımlarında muhasebe, tümleşik yapı içinde bir modül olarak yer almaktadır.
Bilgisayarla bilgi işlemenin özellikleri:
Veri girişleri optik karakter okuyucu yardımıyla yapılır.
Saklama işlemi manyetik ortamlarda gerçekleştirilir.
Bilgi işleme faaliyetleri insan beyni veya hesap makineleri yardımıyla gerçekleştirilir.
Kontrol işlemleri bilgisayar programları yardımıyla gerçekleştirilir.
Bellek birimi mali karakterli işlemleri insan aracılığı olmaksızın özdevimli olarak yürütebilen birimdir.
Bir imalat işletmesinin malzeme hareketlerinin izlenmesine yönelik olarak hazırlanan program Uygulama yazılımı yazılım grubu içinde yer alır.
İşletme malzeme hareketlerinin izlenmesi amacıyla bir veri tabanı oluşturmak istemektedir. Bu veri tabanında her bir malzemenin kodu, adı, giren, çıkan ve kalan miktarlarına ilişkin bilgiler yer alacaktır. Bu veri tabanındaki her bir malzemenin adı veri öğelerinden Kayıt ile ifade edilir.
Bir işletmede personel ücret bilgileri ile personel kimlik bilgilerinin izlenmesine yönelik bir yazılım geliştirilmektedir. Bu amaçla personel ve ücret kütüğü oluşturulacaktır. Çalışanların sosyal güvenlik numarası her iki kütük içinde kayıt anahtarı olarak benimsenmiştir. Böyle bir veri yapısı Liste Yapısıdır.
Mali karakterli bir bilginin bilgisayarın bir çevre donanımından ya da bir saklama aygıtından elde edilme süreci Erişim'dir.
Bilgi işleme sistemi seçiminde dikkate alınması gereken konular:
Mevcut bilgi işleme sistemlerinin neler olduğu, Bilgi işleme sistemlerinin yerine getirebileceği işlevlerin neler olduğu, Bilgi işleme sistemlerinin güçlü ve zayıf yönlerinin neler olduğu, Bilgi işleme sistemlerinin donanım ve yazılım yapıları Genel Müdürlüğü Antakya'da bulunan işletmenin İzmir ve Adana'da iki şubesi bulunmaktadır. İşletmenin genel müdürlüğü ile şubeleri arasında terminal bağlantısı bulunmamaktadır. Ancak işletmenin muhasebe işlemleri Antakya'da yürütülmektedir. Bu işletme için uygun bilgi işleme sistemi Yığın işleme sistemidir.
Çevrimiçi gerçek zamanlı bilgi işleme sistemi:
ØBilgi işlemedeki zaman yitirme ve iletiş sorununa bir çözümdür.
ØÜst yönetimin bilgiye hızla ulaşması sağlanır.
ØÇıktılara ulaşmak yığın işleme sistemine göre çok daha kolaydır.
Veriler oluştukları anda ve yerde işlenirler.
Muhasebe bilgi sisteminin alt sistemleri: Finansal Muhasebe, Sorumluluk Muhasebesi, Ücret ve İşçilikler, Satışlar-Alacaklar
Verinin bilgiye dönüştürülmesi için yapılması gereken bilgi işlem faaliyetleri: Hesaplama, Kaydetme, Özetleme, Sınıflandırma
Muhasebe fişlerinin kullanım yararları: Aynı nitelikteki işlemlerin topluca kaydedilmesi, Kayıtların kontrolünün kolaylaşması, Yanlış kayıt olasılığının azaltılması, Kayıtların düzenli olması
Alt bilgi sistemleri arasında karşılıklı bilgi alış verişi vardır.
Muhasebe bilgi sistemi alt bilgi sistemlerinden oluşur.
Alt bilgi sistemleri kendi aralarında etkileşime sahiptir.
Alt bilgi sistemleri haberleşme kanalları aracılığıyla bütünleşir.
Muhasebe bilgi sisteminin amaçları: Yönetimin varlıklar üzerindeki yönetim sorumluluğunu yerine getirmek, Geleceğe ilişkin işletme faaliyetlerini planlamak, İşletme faaliyetlerinin kontrolünü yapmak, İşletme yönetimi için temel bilgileri üretmek.
İşletme, müşterisinden yeni bir sipariş almıştır. Siparişin doğruluğu ve gerçekliği onaylandıktan sonra satış memurunun satış işlemi ile ilgili olarak depoya göndereceği belge Satış Emri'dir.
Satış işlemlerini bilgisayarlı bir ortamda izleyen işletme, malları ambalajladıktan sonra müşteriye teslim etmiştir. Bu aşamada nakliye birimi tarafından düzenlecek belge Sevk İrsaliyesidir.
Günümüzde rekabet artışı ve globalleşmeye paralel olarak bilginin önemi daha da artmış, bunun sonucunda yöneticiler kararlarındaki etkinliği artırabilmek için daha kısa sürede daha fazla bilgiye ihtiyaç duyar hale gelmişlerdir. Günümüzün global rekabet ortamında işletmeler planlı, kontrollü, verimli ve fonksiyonel iş yönetim sistemleri kurmalarıyla başarıya ulaşabilirler. Bu durum, bilgi sistemlerini etkin bir şekilde kullanan ve iş süreçlerini iyileştirmeyi hedefleyen yeni yaklaşımları uygulayan firmaları rakipleri karşısında öne geçiren kritik bir başarı faktörüne dönüşmektedir.
Bilgi teknolojilerinin işletmenin çeşitli departmanlarında ve bu arada muhasebede kullanılmasıyla birlikte, geliştirilen yazılımlar bugünün bilgi ihtiyacını karşılamada yetersiz kalmış, bu nedenle işletmeler gelişen donanım ve iletişim teknolojilerinin desteği ile işletme genelinde tam entegrasyonu hedef almışlardır. Bu yaklaşım KKP sistemlerinin geliştirilmesine yol açmıştır. KKP bir organizasyonun bilgi işleme sistemleri ve onunla ilgili bütün verilerin tamamının entegrasyonunu sağlamak için geliştirilmiştir.Muhasebe de bu gelişmeden etkilenmiş, önceleri muhasebe yazılımları bağımsız iken, KKP sisteminde tümleşik yapı içinde bir modül haline gelmiştir.
Muhasebe bilgi sistemi işletmelerin dilidir. Bu sistemin ürettiği bilgilerin, yönetim ve yatırım kararlarında kullanılabilmesi için doğru, güvenilir ve enflasyonun etkilerinden arındırılmış olması gerekir. Küresel rekabet ortamında faaliyet gösteren işletmelerimizin varlıklarını devam ettirebilmeleri, rekabet ve işbirliği yapabilmeleri, muhasebe sürecinde paranın farklı tarihlerdeki satın alma güçlerine göre hazırlanan finansal raporlardaki bilgilerin bilanço günündeki paranın satın alma gücüne göre düzenlenmesi ile mümkündür.
Başka bir ifade ile muhasebe bilgi sistemi; ulaşılması istenen ortak amaca uygun olarak, girdileri kabul ederek çıktılar üreten ve birbirleriyle ilişkili bileşenlerden oluşan süreç sistem'dir.
Geri bildirimin amacı sistemin ürettiği çıktıda sapma olması durumunda girdi ve işlem eylemleri üzerinde gerekli düzeltmelerin yapılmasıdır.
Muhasebe bilgi sistemi(MBS), işletme süreçlerinin muhasebe yönünü yansıtır. Bir işletmenin veri işleme işleri, işletme faaliyetleri ile ilgili verileri toplayan, verileri bilgiye dönüştüren ve hem iç hem de dış kullanıcılara bilgi sağlayan muhasebe bilgi sistemi tarafından yapılır. Bu işlevi ile muhasebe, işletmenin yönetim bilgi sistemlerinin odağını oluşturur. Herhangi bir organizasyonda MBS üç önemli işlevi yerine getirir:
(i)Faaliyetler ve işlemler hakkındaki verileri toplar ve kaydeder.
(ii)Planlama, uygulama ve kontrol faaliyetleri için karar vermede kullanılmak üzere veriyi işleyerek bilgiye dönüştürür.
(iii)Organizasyonun varlıklarını korumak için yeterli kontrolleri sağlar.
Bu kontroller, ihtiyaç duyulduğu zaman doğru ve güvenilir verilere sahip olunmasını sağlar
MBS, insanlar, süreçler ve bilgi teknolojilerinden oluşur. Bilgi teknolojisi, yazılım ve donanım ürünleri, bilgi üretim sistemleri ve bu sistemlerin geliştirilmesi, yönetim süreçlerinin otomasyonu gibi kavramlar ve faaliyetleri kapsar. Bilgisayar teknolojisinin bilgiyi işleme ve kullanmadaki çok büyük yeteneğinden dolayı, işletmenin çeşitli departmanları ve bu arada muhasebe departmanı için bilgisayar teknolojisi odak olmuştur. Bir bilgi sistemi olarak muhasebe de, bilgisayar teknolojisindeki gelişmelerden önemli ölçüde etkilenmiş, kaydetme, sınıflandırma, özetleme ve raporlama şeklindeki geleneksel işlevlerini korumakla birlikte, bu geleneksel işlevlerin ötesinde teknolojiyle bütünleşik bir karar destek sistemine dönüşmüştür.
Muhasebede bilgi teknolojilerinin kullanımında ticari yazılım ürünleri önemli rol oynamıştır. Önceleri, muhasebe faaliyetlerinin bilgisayar ortamında izlenmesine öncülük eden “genel muhasebe programları” geliştirilmiştir. Bu programlarla defter tutma ve devlet birimlerine verilecek beyanname ve bildirgelerin hızlı, güvenilir ve daha düşük maliyetle hazırlanabilmesi mümkün olmuştur. Bu programlar planlama, kontrol ve karar desteği için gerekli bilgileri sağlamaktan uzaktır. Daha sonra genel muhasebe programları yerine muhasebede entegre programlar kullanılmaya başlanmış, böylelikle herhangi bir amaçla bilgisayara girilen bir bilginin muhasebe kaydının otomatik olarak yapılması sağlanmıştır. Genel muhasebe programları ile başlayan gelişme, son olarak işletmelerin tüm departman ve fonksiyonlarını bir bilgisayar sisteminde tümleşik hale getiren kurumsal kaynak planlaması-KKP (Enterprise Resource Planning-ERP) yazılımları ile devam etmiştir. KKP yazılımlarında muhasebe, tümleşik yapı içinde bir modül olarak yer almaktadır.
Bilgisayarla bilgi işlemenin özellikleri:
Veri girişleri optik karakter okuyucu yardımıyla yapılır.
Saklama işlemi manyetik ortamlarda gerçekleştirilir.
Bilgi işleme faaliyetleri insan beyni veya hesap makineleri yardımıyla gerçekleştirilir.
Kontrol işlemleri bilgisayar programları yardımıyla gerçekleştirilir.
Bellek birimi mali karakterli işlemleri insan aracılığı olmaksızın özdevimli olarak yürütebilen birimdir.
Bir imalat işletmesinin malzeme hareketlerinin izlenmesine yönelik olarak hazırlanan program Uygulama yazılımı yazılım grubu içinde yer alır.
İşletme malzeme hareketlerinin izlenmesi amacıyla bir veri tabanı oluşturmak istemektedir. Bu veri tabanında her bir malzemenin kodu, adı, giren, çıkan ve kalan miktarlarına ilişkin bilgiler yer alacaktır. Bu veri tabanındaki her bir malzemenin adı veri öğelerinden Kayıt ile ifade edilir.
Bir işletmede personel ücret bilgileri ile personel kimlik bilgilerinin izlenmesine yönelik bir yazılım geliştirilmektedir. Bu amaçla personel ve ücret kütüğü oluşturulacaktır. Çalışanların sosyal güvenlik numarası her iki kütük içinde kayıt anahtarı olarak benimsenmiştir. Böyle bir veri yapısı Liste Yapısıdır.
Mali karakterli bir bilginin bilgisayarın bir çevre donanımından ya da bir saklama aygıtından elde edilme süreci Erişim'dir.
Bilgi işleme sistemi seçiminde dikkate alınması gereken konular:
Mevcut bilgi işleme sistemlerinin neler olduğu, Bilgi işleme sistemlerinin yerine getirebileceği işlevlerin neler olduğu, Bilgi işleme sistemlerinin güçlü ve zayıf yönlerinin neler olduğu, Bilgi işleme sistemlerinin donanım ve yazılım yapıları Genel Müdürlüğü Antakya'da bulunan işletmenin İzmir ve Adana'da iki şubesi bulunmaktadır. İşletmenin genel müdürlüğü ile şubeleri arasında terminal bağlantısı bulunmamaktadır. Ancak işletmenin muhasebe işlemleri Antakya'da yürütülmektedir. Bu işletme için uygun bilgi işleme sistemi Yığın işleme sistemidir.
Çevrimiçi gerçek zamanlı bilgi işleme sistemi:
ØBilgi işlemedeki zaman yitirme ve iletiş sorununa bir çözümdür.
ØÜst yönetimin bilgiye hızla ulaşması sağlanır.
ØÇıktılara ulaşmak yığın işleme sistemine göre çok daha kolaydır.
Veriler oluştukları anda ve yerde işlenirler.
Muhasebe bilgi sisteminin alt sistemleri: Finansal Muhasebe, Sorumluluk Muhasebesi, Ücret ve İşçilikler, Satışlar-Alacaklar
Verinin bilgiye dönüştürülmesi için yapılması gereken bilgi işlem faaliyetleri: Hesaplama, Kaydetme, Özetleme, Sınıflandırma
Muhasebe fişlerinin kullanım yararları: Aynı nitelikteki işlemlerin topluca kaydedilmesi, Kayıtların kontrolünün kolaylaşması, Yanlış kayıt olasılığının azaltılması, Kayıtların düzenli olması
Alt bilgi sistemleri arasında karşılıklı bilgi alış verişi vardır.
Muhasebe bilgi sistemi alt bilgi sistemlerinden oluşur.
Alt bilgi sistemleri kendi aralarında etkileşime sahiptir.
Alt bilgi sistemleri haberleşme kanalları aracılığıyla bütünleşir.
Muhasebe bilgi sisteminin amaçları: Yönetimin varlıklar üzerindeki yönetim sorumluluğunu yerine getirmek, Geleceğe ilişkin işletme faaliyetlerini planlamak, İşletme faaliyetlerinin kontrolünü yapmak, İşletme yönetimi için temel bilgileri üretmek.
İşletme, müşterisinden yeni bir sipariş almıştır. Siparişin doğruluğu ve gerçekliği onaylandıktan sonra satış memurunun satış işlemi ile ilgili olarak depoya göndereceği belge Satış Emri'dir.
Satış işlemlerini bilgisayarlı bir ortamda izleyen işletme, malları ambalajladıktan sonra müşteriye teslim etmiştir. Bu aşamada nakliye birimi tarafından düzenlecek belge Sevk İrsaliyesidir.
