Belgelendirme
Muhasebe, işletmenin faaliyetleri ve bu faaliyetlerin sonuçları ile ilgili olarak bilgi
üreten bir sistem olduğuna göre, işletme ile ilişkisi olan tarafların (İşletme ile ticari ilişkisi
olanlar, işletmeyi yönetenler, işletme sahibi varsa ortaklar, Devlet, işletme çalışanları gibi)
bu bilgilere ihtiyaç duymaları doğaldır. Bunun için muhasebede bütün kayıtlar belgeye
dayanır. Gerektiğinde ispat etme özelliği bulunan bu belgelerin bir bölümü tacirler
arasındaki ilişkilere yönelik, bir bölümü ise devlet ile tacir arasındaki ilişkilere yönelik
olarak düzenlenir.
1. Ticari İlişkileri Belgelendirme
Ekonomik yaşam içinde faaliyet gösteren, ticari defter tutmak zorunda olan veya
olmayan tüm tacirler, işletme dışındaki kişi ya da kuruluşlarla sürekli bir ticari ilişki
içindedirler ve onlarla hür iradeleri ile çeşitli anlaşmalar yaparak çeşitli sözleşme ve
belgelere imza atarlar.
Kira, cari hesap, kredi, kefalet sözleşmeleri gibi her türlü sözleşmeler, taahhütnameler,
ticari mektuplar, virman talimatları, İş emirleri, noter senetleri, bono, poliçe, çek ve benzeri
her türlü belgeler ticari ilişkileri kanıtlayan belgelerdir.
2. Ticari İşlemleri Belgelendirme
Ticari işlem, ticari ilişkilerin bir sonucu olarak ortaya çıkar. İşletmeler üçüncü
şahıslarla olan ticari ilişki ve işlemleriyle ilgili kayıtlarını belgelemek zorundadırlar.(VUK
madde 227) Bu belgelendirme defter tutmak zorunda olmayan tacirlerinde vergiye tabi
kazançlarının (vergi matrahlarının) belirlenebilmesi için gerekli ve zorunludur.
VUK' un 229-242. maddeleri, düzenlenmesi gereken belgeleri, belgelerle ilgili şekil
ve esasları ayrıntılı bir şekilde açıklamıştır. Unutulmamalıdır ki bu şekil ve esaslara
uyulmaması halinde o belge hiç düzenlenmemiş sayılır.
VUK' da belirtilen ve düzenlenmesi gereken belgeler şunlardır
- Fatura
- Perakende satış belgeleri (perakende satış fişi, yazar kasa fişi, giriş ve yolcu taşıma biletleri)
- Müstahsil makbuzu
- Serbest meslek makbuzu
- Sevk irsaliyesi
- Gider pusulası
- Ücret bordrosu
- Taşıma irsaliyesi
- Yolcu listeleri
- Günlük müşteri listeleri
- Muhabere evrakı
- Diğer vesikalar (sözleşme, taahhütname, kefaletname, mahkeme ilâmı gibi hukuki belgeler, ihbarname, karar örnekleri, vergi makbuzları)
VUK ile verilen yetkiye göre düzenlenmesi gereken belgeler;
- Adisyon (G.T. Sıra No.185,298,299)
- Reçete ( G.T. Sıra No.191)
- Ambar tesellüm fişi (G.T. Sıra No.173)
- İrsaliyeli fatura (G.T. Sıra No.211,232)
- Döviz alım satım belgesi (G.T. Sıra No.226)
- Banka, sigorta ve sermaye piyasası aracı kuruluşlarının kullanacağı belgeler (G.T.243)
3. Muhasebe Kayıtlarını Belgeleme
İşletmelerin ticari ilişkileri çerçevesinde gerçekleştirmiş oldukları ticari işlemler, ticari
defterlere muhasebe kayıtları yapılarak aktarılır. Yapılan her bir muhasebe kaydının da
düzenlenmiş gerçek belgelere dayanması esastır.
Genel olarak işletmenin ticari ilişki ve işlemlerinde düzenlenen belgelerin yanı sıra
işlemlerin muhasebeye aktarılmasında makbuz, bordro ve dekontlar ve muhasebe fişleri de
önemli yer tutarlar.
Bu belgelerin başlıcaları şunlardır:
Makbuzlar
Tahsilat makbuzu
Tediye (ödeme) makbuzu
Çek Bordroları
Çek giriş bordrosu
Çek çıkış bordrosu
Senet Bordrosu
Senet giriş bordrosu
Senet çıkış bordrosu
Dekontlar
Alacak dekontu
Borç dekontu
Muhasebe Fişleri
Kasa tahsil fişi
Kasa tediye fişi
Mahsup fişi
Açılış fişi
4. Belgelendirilmesi Zorunlu Olmayan Kayıtlar
Tutulması zorunlu olan defterlere yapılan kayıtların mutlak surette bir belgeye
dayanması genel kuraldır. Ancak VUK' un 228. maddesi, gerçek miktarları üzerinden
kayıtlara geçirilmesi ve işin, konusuna uygun bulunması koşuluyla aşağıdaki harcamaların
belgelendirilmesine gerek görmemiştir.
- Örf ve teamüle göre bir belgeye dayandırılması alışkanlık haline getirilmemişçeşitli giderler. Örneğin lokanta ve benzeri yerlerde verilen bahşişler, seyahatlerde ortaya çıkan hammaliye ücretleri gibi,
- Belgenin teminine imkan olmayan giderler. Örneğin şehir içi yolcu taşımacılığıile ilgili olarak otobüslere yapılan ödemeler gibi
- Vergi kanunlarına göre götürü olarak belirlenen giderler. Örneğin elde ettiği kira gelirinin beyanında götürü gider usulünü seçen bir mükellef gelirin %25'ini götürü gider olarak hesaplayıp gelirden indirebilir. İndirilen bu giderlerin belgelendirilmesi gerekmez.
Yine İhracatçıların, yurt dışı inşaat ve nakliyecilik işi yapanların yararlandığı %05 lik götürü gideri de örnek olarak gösterebiliriz (VUK madde 40/1)
