Toplantı bir türlü başlayamıyor mu? Konu sürekli dağılıyor mu? Sonuç almadan toplantı sona mı eriyor? Başarılı bir toplantı için toplantı yöneticilerine çok iş düşüyor. Ama teknikleri bilince zor da sayılmaz.
Keys Danışmanlık Yönetici Ortağı Serdar Bilecen, etkili toplantı yönetimi için yeterli bilginin katılımcılar ile paylaşılmasının, katılımcılardan gelen her bir soruyu dinleyerek anlamanın ve cevaplamanın, sözsüz iletişimi bilmenin ve gereklerini uygulamanın, zamanı iyi kullanmanın ve hepsinden önemlisi empatinin gerekli olduğunu söylüyor.
Kalgem Yönetim Danışmanlığı Eğitim Araştırma Merkezi Genel Koordinatörü Şengül Külahlı da toplantılardaki en büyük soruna yani 'sorunlu davranışlara' dikkat çekiyor ve bunları önlemek için şu tavsiyelerde bulunuyor:
* Toplantıya geç gelenler: Gerekçesi yoksa, beş dakika geç geleni yok sayın. Toplantıyı durdurun. Geç gelenin oturup kağıtlarını çıkarmasını dikkatle izleyin.
* Hakim olmak isteyenler: Sürekli konuşan bir insanın sözünü keserken, alınmasını önlemek için öncelikle ismini kullanın. Katkısına teşekkür ettikten sonra diğer bir kişinin fikrini sorun.
* Sessiz oturanlar: Soru sorarken bu katılımcıya doğru konuşabilirsiniz. Soruyu bu tür kişileri harekete geçirecek şekilde tasarlayın.
* Fısıldaşanlar: Konuşmayı kesin ve fısıltılı konuşma bitinceye kadar bekleyin. Konuşanlardan birine doğrudan soru sorun. Fısıldaşanlara sizi duyup duyamadıklarını sorun ve sonra "Güzel ben de sizi duyabiliyorum" deyin.
* Herkes aynı anda konuşursa: Konuşan kişi görüşlerini açıklayıncaya kadar diğerlerinin beklemesini isteyin. Kişilere bir önceki konuşan kişinin fikirleri üzerinde düşüncelerini kurmalarını teklif edin.
* Saldırganlık: Tartışmanın ortasında kalacak bir duruma düşmeyin. Savunma durumuna geçmeyin. Saldırıda bulunan kişiye aynı fikirde olmamanın makûl, ancak saldırının kabul edilemez olduğunu açıkça söyleyin.
* Şüpheciler: Kişinin anladığı ile üzerinde anlaşılan arasındaki farka işaret edin.
Keys Danışmanlık Yönetici Ortağı Serdar Bilecen, etkili toplantı yönetimi için yeterli bilginin katılımcılar ile paylaşılmasının, katılımcılardan gelen her bir soruyu dinleyerek anlamanın ve cevaplamanın, sözsüz iletişimi bilmenin ve gereklerini uygulamanın, zamanı iyi kullanmanın ve hepsinden önemlisi empatinin gerekli olduğunu söylüyor.
Kalgem Yönetim Danışmanlığı Eğitim Araştırma Merkezi Genel Koordinatörü Şengül Külahlı da toplantılardaki en büyük soruna yani 'sorunlu davranışlara' dikkat çekiyor ve bunları önlemek için şu tavsiyelerde bulunuyor:
* Toplantıya geç gelenler: Gerekçesi yoksa, beş dakika geç geleni yok sayın. Toplantıyı durdurun. Geç gelenin oturup kağıtlarını çıkarmasını dikkatle izleyin.
* Hakim olmak isteyenler: Sürekli konuşan bir insanın sözünü keserken, alınmasını önlemek için öncelikle ismini kullanın. Katkısına teşekkür ettikten sonra diğer bir kişinin fikrini sorun.
* Sessiz oturanlar: Soru sorarken bu katılımcıya doğru konuşabilirsiniz. Soruyu bu tür kişileri harekete geçirecek şekilde tasarlayın.
* Fısıldaşanlar: Konuşmayı kesin ve fısıltılı konuşma bitinceye kadar bekleyin. Konuşanlardan birine doğrudan soru sorun. Fısıldaşanlara sizi duyup duyamadıklarını sorun ve sonra "Güzel ben de sizi duyabiliyorum" deyin.
* Herkes aynı anda konuşursa: Konuşan kişi görüşlerini açıklayıncaya kadar diğerlerinin beklemesini isteyin. Kişilere bir önceki konuşan kişinin fikirleri üzerinde düşüncelerini kurmalarını teklif edin.
* Saldırganlık: Tartışmanın ortasında kalacak bir duruma düşmeyin. Savunma durumuna geçmeyin. Saldırıda bulunan kişiye aynı fikirde olmamanın makûl, ancak saldırının kabul edilemez olduğunu açıkça söyleyin.
* Şüpheciler: Kişinin anladığı ile üzerinde anlaşılan arasındaki farka işaret edin.
